Verbeteren valt niet mee

door • 6 oktober 2016 • Management algemeenReacties (0)839

Er zijn maar twee zaken lastig bij verbeteren: het selecteren van de juiste verbetermogelijkheden en het daadwerkelijk doorvoeren ervan. Aangezien dit ook meteen twee zeer essentiële zaken zijn, is het duidelijk waarom verbeteren vaak moeilijk of niet van de grond komt. Of hooguit in een beperkt aantal gevallen echt lukt, bijvoorbeeld omdat iemand zich er persoonlijk hard voor maakt. Hoe kunnen die twee lastige zaken hanteerbaar gemaakt worden?

 

Beter verbeteren

Om te beginnen moet er dus een keuze gemaakt worden uit het enorme aanbod verbetermogelijkheden aangereikt door zoveel-tips-om-lijstjes, klanten, of meedenkende leveranciers. Een eerste vraag die daartoe gesteld kan worden is: “Is er een groot verschil tussen hoe het onderwerp van verbetering nu functioneert, en hoe ik zou willen dat het functioneert?” Is het antwoord “nee”, dan is de desbetreffende verbetermogelijkheid niet relevant.

Een meer strategische benadering is om éérst te bepalen op welke onderwerpen er een groot gat zitten tussen huidige en gewenste situatie. Een onderwerp is bijvoorbeeld de verkoop, of daarbinnen de opvolging van offertes. Alle verbeterideeën die buiten de aldus geselecteerde onderwerpen vallen, behoeven geen directe opvolging. De onderwerpen en verbeterideeën moeten vervolgens geprioriteerd worden om de lijst nog verder in te korten. Criteria kunnen bijvoorbeeld zijn: belang van het onderwerp, de grootte van het gat tussen huidige en gewenste situatie, en/of eenvoud van de verbetering.

Vervolgens moeten de geselecteerde verbeterideeën uitgevoerd worden. Of liever gezegd: het onderwerp moet aangepakt worden. Om iets écht voor elkaar te krijgen, werkt het niet om een forse hoeveelheid acties of doelstellingen voor een langere periode te benoemen. In de praktijk worden deze dan erg vaak tegen het eind van de periode opgepakt, waardoor ze geen van alle op tijd gereed komen.

Wat wél werkt is om een zeer beperkt aantal (hooguit een stuk of drie) acties of doelstellingen te kiezen die in twee of drie maanden afgehandeld moeten zijn. Ook voor deze keuze kunnen weer enkele eenvoudige criteria gehanteerd worden. Degene die zo’n doel op zich neemt, zal meteen aan het werk gaan – juist omdat hij weinig tijd heeft. En omdat het een overzichtelijke periode betreft, zal het doel automatisch ook op een realiseerbaar niveau worden gesteld; misschien als een eerste stap. Door de overzichtelijke periode en de haalbaarheid is de kans zeer groot dat het doel gehaald zal worden.

 

Handig hulpmiddel: QAtool

Deze oplossingen zijn in de basis simpel. In de praktijk zijn ze toch lastig door te voeren, omdat er eigenlijk een structuur nodig is om ze te faciliteren. Actielijsten van MT-vergaderingen schieten voor dit doel in de praktijk tekort. Sinds enige tijd is er echter een online hulpmiddel beschikbaar dat die structuur wel biedt: QAtool.

In QAtool zijn diverse vragenlijsten beschikbaar, over een veelheid aan onderwerpen (Adburdias levert die voor ISO 9001). Met behulp van die vragenlijsten kunnen organisaties snel en toch doordacht hun keuze voor te verbeteren onderwerpen maken. Vervolgens kan eenvoudig de voortgang op deze onderwerpen bijgehouden en gemonitord worden. Doordat het een online tool is, kunnen al degenen die bij de keuze en/of de uitvoering betrokken zijn, zelf hun inbreng geven of de voortgang volgen.

 

Zelf proberen?

In een persoonlijk gesprek vertellen wij u graag meer over effectief verbeteren, al dan niet met hulp van QAtool. Als dit online hulmiddel u aanspreekt, is het de moeite om de werking zelf te ervaren. QAtool biedt daarvoor met enige regelmaat workshops aan.

Gerelateerde berichten

Niet meer mogelijk te reageren