Hoezo, veel papierwerk?

door • 11 juni 2015 • Kwaliteit en ISO 9001Reacties (0)1415

Onder invloed van de ‘gidslanden’ Amerika en Engeland komen diverse Angelsaksische cultuurelementen ons land binnen. Eén daarvan is de neiging tot zogeheten ‘rule based’ bedrijfsvoering. Hierbij gaat men er van uit dat door middel van procedurele maatregelen, liefst zo gedetailleerd mogelijk opgeschreven, zekerheid over de kwaliteit kan worden verkregen. Het bijprodukt is dat uitvoerenden zich niet meer verantwoordelijk voelen voor hetgeen niet expliciet als verantwoordelijkheid is gedefinieerd. Ook dreigt door deze bureaucratie iedere creativiteit te worden gedood. Normen als ISO 9001 en HKZ lijken aan deze vorm van bedrijfsvoering bij te dragen; ze vragen namelijk om procedures om de processen te borgen.

 

Is dat ook zo?

Eerst iets over de terminologie. Een procedure is een ‘gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een activiteit of een proces’ (ISO 9000). Of, in normaal Nederlands: het nadenken over de werkzaamheden en het bepalen hoe deze het beste uitgevoerd kunnen worden. In deze definitie staat niets over het beschrijven van werkwijzen. Dat komt pas bij het borgen naar voren. Borgen wil zeggen: voorkómen dat er fouten gemaakt worden. Maar dat kan op verschillende manieren:

Vormen van borging
Organisatie en medewerkers:
* Gerichte werving, selectie en opleiding
* Voorbeeldgedrag
* Mondelinge instructies en inwerken
* Onderling overleg en werkoverleg
* Collegiale toetsing
* BeoordelingssysteemPlannen en bewaken:
* Leveranciersbeoordeling
* Werkzaamheden plannen en bewaken
* Schriftelijke procedures
Werkomgeving en inrichting werkplek:
* Zo efficiënt mogelijk inrichten van de werkplek
* Uitrusting, instrumenten, materieel
* Toegangsbeveiliging
* Onderhoudssysteem
* Automatisering
* Automatische foutmeldingen en invoerweigeringVisuele middelen:
* Tekeningen, posters, cartoons
* Kleurcodes, etiketten
* Waarschuwingssignalen, zoals zwaailichten

 

Dat laat dus volop ruimte voor een meer ‘principle based’ benadering. Dit houdt in dat een algemene norm wordt gesteld en dat mensen de verantwoordelijkheid én het vertrouwen krijgen voor het vervullen van een taak om die norm te behalen. Deze benadering past veel beter in onze Rijnlandse cultuur (en is meteen een goede voedingsbodem voor gepassioneerde medewerkers), dan de eerder genoemde ‘rule based’ benadering.

Overigens betekent ‘principle based’ niet dat schriftelijke procedures per definitie geheel overbodig zijn. Schriftelijke procedures zijn onder meer nuttig als meerdere afdelingen de afgesproken werkwijze moeten volgen. Of als een activiteit niet zo vaak wordt uitgevoerd. Soms ook wordt deze vorm van borging door de norm geëist door een norm (namelijk als er ‘vastgelegde procedure’ staat).
‘Schriftelijke procedures’ wil trouwens nog niet zeggen dat er dikke procedures moeten komen. Beschrijf alleen wat nodig is om de werkzaamheden goed te laten gaan (zie ook risico-analyse), niet wat medewerkers in hun opleiding al hebben geleerd. En schrijf op een manier die bij het bedrijf past. Een stroomschema bijvoorbeeld is ook een schriftelijke procedure.

Gerelateerde berichten

Niet meer mogelijk te reageren