Wat is anders in ISO 9001:2015?

door • 5 oktober 2016 • Kwaliteit en ISO 9001Reacties (0)1268

ISO-normen worden periodiek herzien. Soms leidt dat tot kleinere, meer evolutionaire wijzigingen. Soms zijn de wijzigingen echter groot en revolutionair. De 2015-versie van ISO 9001 behoort duidelijk tot de laatste categorie. Naar onze mening kunnen de belangrijkste wijzigingen worden samengevat tot drie grote en vijf wat kleinere, maar wel zeer interessante. Hieronder worden ze benoemd en toegelicht.

Wat valt er eigenlijk te verwachten van wijzigingen in een internationale norm? In de eerste plaats staat elke norm in zijn eigen traditie. Dat betekent dat de nieuwe ISO 9001 heel veel bekende elementen bevat; wij hebben geen onderwerpen kunnen ontdekken die uit de 2008-versie niet terugkomen in ISO 9001:2015. De eisen zijn op veel plaatsen wel anders verwoord, maar de essentie is niet veranderd. Overigens is die andere formulering over het algemeen wel een verbetering. In de tweede plaats is een revolutionaire wijziging in de norm niet hetzelfde als een revolutionair nieuw inzicht. Normen worden in een groot internationaal gezelschap opgesteld, in een proces dat meerdere jaren duurt en veel inspraak bevat. De inzichten die de norm nu wezenlijk anders maken dan zijn voorganger, zijn inzichten die in Nederland een jaar of tien geleden algemeen bekend begonnen te raken.

 

Drie grote wijzigingen

Er zijn drie veranderingen in de norm die hem belangrijk verschillend maken van de vorige:

  1. De buitenwereld komt binnen. Alle voorgaande versies van ISO 9001 richtten zich op slechts één belanghebbende: de klant. Logisch en terecht, het is immers een norm die gaat over leveren wat er gevraagd wordt. Maar ook simplistisch en operationeel, een organisatie staat immers midden in de samenleving. ISO 9001:2015 vereist dat een organisatie nadenkt over wie haar belangrijkste belanghebbenden zijn, en wat zij van de organisatie verwachten. Ook moet zij zich afvragen wat de invloed van macro-ontwikkelingen is. Doordat deze onderwerpen nu expliciet aan de basis behoren te liggen van het kwaliteitssysteem, is het kwaliteit nu nadrukkelijk ook een strategisch onderwerp.
  2. Risico’s staan centraal. Nieuw in ISO 9001:2015 is dat de norm vraagt dat er nagedacht wordt over de (strategische) risico’s die de organisatie ziet. Of eigenlijk breder: risico’s én kansen. Uiteraard moeten deze niet alleen geïdentificeerd worden, maar moeten er ook passende maatregelen worden getroffen om risico’s te mitigeren en kansen te pakken. Niet nieuw, maar wel voor het eerst expliciet, is dat de organisatie na moet denken over de risico’s in haar processen – uiteraard vooral die risico’s die een goede levering aan de klant in de weg staan. Maatregelen om deze risico’s te verminderen kúnnen het beschrijven van werkwijzen inhouden (zie ook: Hoezo, veel papierwerk?).
  3. Er moet over kennismanagement (of zoals de Engelstalige norm het noemt: “organizational knowledge”) worden nagedacht. Ook hier is de meer strategische invalshoek van de nieuwe norm herkenbaar; er moet namelijk nagedacht worden over de kennis die de organisatie nu én in de toekomst nodig heeft om haar werkzaamheden te blijven verrichten en te blijven voldoen aan de eisen die aan haar gesteld worden. Uiteraard moet dit geoperationaliseerd worden in concrete kennisontwikkeling, zoals opleidingen, coaching, bijwonen van congressen, etc. Strategische samenwerking om externe kennis voor de organisatie beschikbaar te maken is natuurlijk ook een mogelijkheid.

 

Vijf kleinere wijzigingen

Er is ook een aantal wijzigingen die een wat kleinere impact hebben, maar wel zeer interessant zijn:

  1. “Management” wordt “leiderschap”. In de eerdere versies van ISO 9001 was er een hoofdstuk management responsibility, dat in de Nederlandse versie al wat specifieker directieverantwoordelijkheid Daarin stonden eisen voor het vastleggen en communiceren van vooral beleid, doelstellingen en verantwoordelijkheden. Het vergelijkbare hoofdstuk in ISO 9001:2015 heet Leiderschap en gaat, zoals de termverandering impliceert, inderdaad een stuk verder: zo moet beleid ook geïmplementeerd worden en verantwoordelijkheden door de betrokkenen begrepen. Bovenal begint de (veel uitgebreidere) lijst met verplichtingen van de directie met de zin ‘de directie moet leiderchap tonen…’. Ook elders uit de norm blijkt dat kwaliteitsmanagement wat de norm betreft ook uitdrukkelijk gaat om inspireren en richting geven, en niet alleen om beheersen. (Zie ook: Kenmerken van een leider.)
  2. Eisen aan verbetering uitgebreid. “Verbetering” in de 2008-versie ging vooral om het gebruik maken van diverse in de norm genoemde processen. In de 2015-versie heeft continue verbetering een expliciete set doelen gekregen (kortweg: verbeteren van producten, verminderen van ongewenste effecten en verbeteren van het kwaliteitssysteem als zodanig). Continue verbetering is nadrukkelijk niet meer de enig mogelijke verbetering: ook iets eenvoudigs als correctie van een fout en iets complex als innovatie worden als verbetermethoden genoemd.
  3. De kwaliteitsmanagementprincipes zijn expliciet het fundament. Al vele jaren staan in ISO 9000 de principes genoemd waarop de hele 9000-serie is gebouwd. Deze norm werd echter weinig gelezen. In ISO 9001:2015 zijn de principes nu opgesomd (in de inleiding, hoofdstuk 0.2). Daardoor kunnen zij niet meer genegeerd worden, en verplicht in feite elke organisatie zich ertoe om deze hogere doelen in haar kwaliteitssysteem te verwezenlijken.
  4. Documentatieverplichtingen zijn verminderd. De eisen die de norm aan de documentatie van het kwaliteitssysteem stelt (het “kwaliteitshandboek”), zijn nu dusdanig gering dat een A4 ruimschoots volstaat. Er zijn geen verplichte procedures meer: alle documentatie moet in lijn zijn met de door de organisatie zelf vastgestelde procesrisico’s.
  5. De hoofdstukindeling is flink omgegooid. Voor velen is dit tot belangrijkste wijziging van de norm gekroond. Een andere indeling heeft echter net zoveel effect op een norm als een andere sorteervolgorde van een computermap op de documenten die daarin staan. Toch is deze wijziging interessant, en wel voor alle organisaties die aan meerdere normen (willen) voldoen. Met de nieuwe hoofdstukindeling volgt ISO 9001 nu de High Level Structure die ISO voor managementsysteemnormen heeft vastgesteld. Deze structuur geeft niet alleen een hoofdstukindeling, maar ook standaardeisen voor managementsysteemonderwerpen (denk aan interne audits, beleid, context, en directiebeoordeling). Uniformering maakt een eind aan de wirwar van op elkaar gelijkende, maar net niet hetzelfde eisende, normen. ISO 14001 voor milieuzorg en ISO 27001 voor informatiemanagement volgen deze indeling inmiddels ook. Elke norm voegt zijn onderwerp-specifieke eisen aan deze structuur toe.

 

Hoe nu verder?

Er is veel voor te zeggen dat u de norm zelf aanschaft en doorleest. Daarnaast, of in plaats daarvan, kan Adburdias u ook helpen. Online vindt u:

  • zeven vragen die u zichzelf kunt stellen om de overgang van 9001:2008 naar :2015 te maken (gepubliceerd op SigmaOnline),
  • een transitiescan (beschikbaar gemaakt in QAtool).

En uiteraard kunnen wij u in persoon met raad en daad terzijde staan.

Gerelateerde berichten

Niet meer mogelijk te reageren