De directiebeoordeling

door • 11 juni 2015 • Kwaliteit en ISO 9001Reacties (0)2275

“If there is a way to do it better … find it.” (Edison)

De directiebeoordeling (management review)

Een van de belangrijkste onderdelen van een goed zorgsysteem is de directiebeoordeling, ook wel management review genoemd. ISO-normen (bijvoorbeeld 9001 en 14001) melden daar dan iets over als: “De directie moet het systeem periodiek beoordelen, om te zorgen dat het geschikt en doeltreffend is.”
Dat klinkt heel mooi, maar in de praktijk blijken veel organisaties moeite te hebben met de uitwerking ervan. Dat komt enerzijds doordat niet goed duidelijk is wat de directiebeoordeling / management review in de praktijk inhoudt. Anderzijds komt het doordat deze beoordeling los wordt gezien van de business-cyclus.

 

Wat houdt de directiebeoordeling in?

De gedachte achter de directiebeoordeling is, dat het heel verstandig is om regelmatig op zoek te gaan naar verbanden tussen verschillende soorten gegevens en vervolgens op basis daarvan verbeteringsmaatregelen te nemen.

Dus stap 1 is het verzamelen van gegevens. In aanmerking komen onder andere: resultaten van audits, klachten, informatie over het functioneren van de processen, veranderingen in wetgeving en het al dan niet behaald zijn van doelstellingen.

Stap 2 is het veralgemeniseren van die gegevens en hun (reeds bekende) oorzaken.

De volgende stap is de beoordeling zelf: de directie of het managementteam neemt kennis van deze informatie en probeert te ontdekken of er verbanden zijn, of dat er meerdere symptomen van een achterliggende oorzaak geïdentificeerd kunnen worden. In feite beschouwen zij de informatie “door de oogharen.” Daarbij maken de deelnemers ook gebruik van hun kennis van de markt(ontwikkelingen). Het is belangrijk om voldoende tijd te besteden aan het analyseren van (verbanden tussen) de oorzaken! Daar zijn namelijk de grootste verbetermogelijkheden te vinden.
Voorts moet het management een uitspraak doen over de bijdrage van het managementsysteem aan de bedrijfsresultaten. Met andere woorden: is het kwaliteits-, milieu- of arbozorgsysteem nog effectief? Het kan zinvol zijn die uitspraak ook te doen over de verschillende instrumenten die zorgen voor de in stap 1 genoemde gegevens.

De laatste stap is dan logischerwijs het bedenken van nieuwe doelstellingen, ofwel het nemen van maatregelen. Dat kan uiteraard over vele onderwerpen gaan: de processen, de produkten, de managementstijl, opleidingsnoodzaak, enz. Bij het formuleren van de doelstellingen is het van groot belang dat deze voldoende concreet zijn: wie trekt de uitvoering, wanneer moet het gereed zijn, wanneer is de uitkomst goed genoeg, etcetera.

In gecertificeerde managementsystemen is een schriftelijk verslag van de management review vereist. Maar ook in niet gecertificeerde organisaties is het vastleggen van de belangrijkste afwegingen en de besluiten zinvol – al is het maar om nog eens op terug te kunnen vallen.

Uit de beschreven stappen is al duidelijk dat er diverse aansluitingen zijn op de financieel georiënteerde business-cyclus die veel bedrijven al jaren kennen: budgetten, plannen, en jaarverslagen. Doordat de directiebeoordeling “alleen maar” elementen aan die business-cyclus toevoegt, zijn beide uitstekend te integreren.
Dat voorkomt het bestaan van meerdere planningscycli en dubbel werk. Bovendien komt het werk van het zorgsysteem er niet meer bij, maar is het deel geworden van de normale werkzaamheden.

 

Meer weten over de management review?

Wanneer u nog veel meer wilt lezen over de directiebeoordeling, inclusief handige tips, lees dan de publicatie van onze directeur / adviseur Diederik van der Burg.

Gerelateerde berichten

Niet meer mogelijk te reageren